खरीद के प्रकार
बिज़नेस अपनी विशिष्ट आवश्यकताओं और उद्देश्यों के आधार पर कई अलग-अलग प्रकार की खरीद कर सकते हैं:
- डायरेक्ट प्रोक्योरमेंट: कंपनी द्वारा बेचे गए माल के उत्पादन से सीधे संबंधित वस्तुओं और सेवाओं की खरीद को शामिल करता है.
- इनडायरेक्ट प्रोक्योरमेंट: इसमें सामान और सेवाओं का अधिग्रहण शामिल है, जो सीधे बिक्री के लिए प्रोडक्ट में शामिल नहीं हैं, जैसे ऑफिस सप्लाई और कंसल्टिंग सेवाएं.
- गुड्स प्रोक्योरमेंट: कंपनी के ऑपरेशन के लिए आवश्यक फिज़िकल आइटम खरीदने की प्रोसेस.
- सेवाओं की खरीद: बिज़नेस के संचालन में मदद करने वाली अमूर्त सेवाएं प्राप्त करना शामिल है. इन प्रकारों को समझने से बिज़नेस को अपनी कैपिटल स्ट्रक्चर और अपनी खरीद रणनीतियों के साथ फाइनेंसिंग आवश्यकताओं को संरेखित करने में मदद मिलती है.
प्रोक्योरमेंट कैसे काम करता है
बिज़नेस में, खरीद प्रक्रिया या कंपनी द्वारा माल और सेवाएं खरीदने का तरीका-बहुत महत्वपूर्ण है. कंपनी की सफलता अक्सर इस बात पर निर्भर करती है कि उसे सही कीमत पर सही मात्रा में सही सामग्री या सेवाएं कितनी अच्छी तरह से मिल सकती हैं. अगर लागत बहुत अधिक है, तो बिज़नेस लाभ नहीं कमा सकता है. सरकारी कार्यालयों को भी खरीद को सावधानीपूर्वक मैनेज करना होगा ताकि वे अपने बजट से अधिक खर्च न करें. आमतौर पर, मैनेजर को जो राशि चाहिए उसे खरीदने के लिए दी जाती है.
आसान शब्दों में, खरीद में यह सब कुछ शामिल है कि आप क्या खरीदना चाहते हैं, इसे पूछना, आइटम या सेवाएं प्राप्त करना और फिर भुगतान करना. विशेष रूप से, इसमें क्वॉलिटी स्टैंडर्ड सेट करना, यह भविष्यवाणी करना भी शामिल हो सकता है कि कंपनी को क्या चाहिए, सही सप्लायर खोजना, खरीद के लिए पैसे का व्यवस्था करना, कीमतों और कॉन्ट्रैक्ट पर सहमत होना, डील को पूरा करना और स्टॉक को ट्रैक करना शामिल हो सकता है. इन सभी के कारण, कंपनी के विभिन्न विभागों को अक्सर खरीदारी को सफल बनाने के लिए एक साथ काम करने की आवश्यकता होती है.
अपने स्किल के आधार पर, अलग-अलग टीम अपने टास्क को संभाल सकती हैं जैसे:
यह तय करना कि कंपनी के लक्ष्यों के आधार पर किस प्रोडक्ट या सेवाओं की आवश्यकता होती है
भरोसेमंद सप्लायर्स से कीमत कोटेशन मांगना
कीमतों और कॉन्ट्रैक्ट की शर्तों पर चर्चा और सहमति
सामान प्राप्त करना और भुगतान करना
सस्टेनेबल प्रोक्योरमेंट मैनेजमेंट
सस्टेनेबल प्रोक्योरमेंट, जिसमें पर्यावरण, सामाजिक और गवर्नेंस (ईएसजी) शर्तों को खरीद प्रथाओं और निर्णयों में शामिल किया जाता है, केवल खरीद में चल रही प्रवृत्ति नहीं है; यह एक महत्वपूर्ण विचार बन गया है.
सतत खरीद की चुनौतियों में सप्लाई चेन की जटिलता और पारदर्शिता, परफॉर्मेंस मापन, मानकों के अनुपालन और क्षमता निर्माण शामिल हैं. ग्रीन स्टील, रीसायकल किए गए एल्युमिनियम और प्लास्टिक जैसी कम उत्सर्जन वाली सामग्री प्राप्त करना पहले से ही मुश्किल है, और यह अधिक चुनौतीपूर्ण होने की उम्मीद है. इसके अलावा, उपभोक्ता ऐसे ब्रांडों का समर्थन करने की इच्छा रखते हैं जो वास्तविक स्थिरता को प्रदर्शित कर सकते हैं, जिससे बिज़नेस की सफलता के लिए टिकाऊ खरीद आवश्यक हो जाती है. ऐसी परिस्थितियों में, MSME लोन जैसे फाइनेंशियल सपोर्ट विकल्प छोटे और मध्यम उद्यमों को सतत स्रोतों और बुनियादी ढांचे को अपग्रेड करने में निवेश करने में मदद करने में महत्वपूर्ण हो सकते हैं.
सस्टेनेबल प्रोक्योरमेंट-रिड्यूसिंग सप्लाई चेन उत्सर्जन के एक प्रमुख पहलू पर विचार करें. इस प्रक्रिया में वर्षों का समय लग सकता है, इसलिए अब बदलाव शुरू करने से बिज़नेस को भविष्य में प्रतिस्पर्धी और लचीले रहने में मदद मिलेगी.
स्थायी खरीद के कुछ उदाहरणों में शामिल हैं:
- ग्रीन सोर्सिंग: इसमें कम पर्यावरणीय प्रभाव के साथ उत्पाद और सेवाएं चुनना शामिल है, जैसे सिंगल-यूज़ प्लास्टिक को समाप्त करना, रीसायकल की गई सामग्री का उपयोग करना और स्वच्छ प्रौद्योगिकियों को अपनाना. ग्रीन प्रोक्योरमेंट लागत को कम कर सकता है, कॉर्पोरेट सामाजिक दायित्व के लक्ष्यों का समर्थन कर सकता है, और पर्यावरण सचेतन उपभोक्ताओं को अपील कर सकता है.
- नैतिक रूप से सोर्स्ड मटीरियल: एथिक सोर्सिंग सुनिश्चित करती है कि वे ऐसे कंपनियों से प्रोडक्ट आते हैं जो उचित मजदूरी का भुगतान करते हैं, अच्छी कार्य परिस्थितियां प्रदान करते हैं, बाल श्रम से बचते हैं और अपने समुदायों को सकारात्मक योगदान देते हैं.
- कम कार्बन फुटप्रिंट: कार्बन उत्सर्जन और ऊर्जा के उपयोग को कम करने से पूरी सप्लाई चेन में उत्सर्जन को कम करने के लिए दैनिक ऑपरेशन से परे होता है.
खरीद बनाम खरीद
पहलू
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प्रोक्योरमेंट
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खरीद
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दायरा
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व्यापक, सोर्सिंग, बातचीत और रणनीतिक चयन शामिल है
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न्यारोवर, मुख्य रूप से खरीदना शामिल है
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उद्देश्य
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आपूर्तिकर्ताओं से सर्वोत्तम संभावित मूल्य सुनिश्चित करने के लिए
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सामान और सेवाएं प्राप्त करने के लिए
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प्रक्रिया
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लॉन्ग-टर्म लाभों के साथ रणनीतिक
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लेन-देन, तुरंत प्रभाव के साथ
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खरीद के लिए लेखांकन
- फाइनेंशियल ओवरसाइट: खर्चों और लागत-बचत विश्लेषण की नियमित निगरानी.
- बजट कम्प्लायंस: यह सुनिश्चित करना कि खरीदारी कंपनी के बजट मानदंडों के भीतर रहती है.
- एसेट मैनेजमेंट: सटीक फाइनेंशियल असेसमेंट के लिए खरीदे गए एसेट के जीवनकाल और डेप्रिसिएशन को ट्रैक करना.
AI ऑटोमेशन के साथ खरीद
ऑटोमेशन ने कई नौकरियों को तेज़ और आसान बना दिया है और खरीद अलग नहीं है. आज, खरीद प्रोफेशनल आर्टिफिशियल इंटेलिजेंस (AI) का उपयोग रोजमर्रा के कामों को संभालने, डेटा का उपयोग करके बेहतर निर्णय लेने और सप्लायर्स को अधिक प्रभावी ढंग से मैनेज करने के लिए कर रहे हैं. AI टूल की गति और सटीकता के साथ, खरीद प्रक्रियाएं आसान और अधिक कुशल हो जाती हैं.
AI खरीदने में मदद करने के कुछ तरीके इस प्रकार हैं:
1. प्रोडक्ट की लागत की तुलना करना:
AI विभिन्न सप्लायर्स से प्रोडक्ट की कीमतों और कुल लागत को तुरंत चेक कर सकता है. यह आपको प्रति आइटम सर्वश्रेष्ठ कीमत खोजने में मदद करता है, विशेष रूप से उन चीजों के लिए जिन्हें आप अक्सर खरीदते हैं.
2. स्टॉकआउट के दौरान विकल्प ढूंढना:
अगर कोई आइटम स्टॉक में नहीं है या कम मात्रा में उपलब्ध है, तो AI आपको आसानी से समान या समान प्रोडक्ट खोजने में मदद करता है. यह डिलीवरी शुल्क और अन्य शुल्क सहित रिप्लेसमेंट की पूरी लागत भी दिखाता है.
3. सप्लायर की परफॉर्मेंस को मैनेज करना:
AI टूल सभी सप्लायर की जानकारी को एक ही जगह पर लाते हैं, जिससे सप्लायर के संबंध को मैनेज करना आसान हो जाता है. रियल-टाइम डेटा और स्मार्ट विश्लेषण के साथ, आप दक्षता में सुधार कर सकते हैं और अपने सप्लायर्स से बेहतर परिणाम प्राप्त कर सकते हैं.
4. बिल और भुगतान को संभालना:
AI इसे ऑटोमैटिक रूप से करके बिल की जांच और प्रोसेसिंग को तेज़ करता है. यह गलतियों को कम करता है, समय बचाता है और विक्रेताओं को तेज़ भुगतान सुनिश्चित करता है.
5. खर्च और प्लानिंग बजट का विश्लेषण करना:
AI से संचालित खर्च विश्लेषण टूल यह ट्रैक करने में मदद करते हैं कि पैसे कैसे खर्च किए जा रहे हैं. वे उन क्षेत्रों को भी हाइलाइट करते हैं जहां आप बचत कर सकते हैं और अधिक सटीक बजट बनाने में आपकी मदद कर सकते हैं.
खरीद प्रक्रिया के चरण
- आइडेंटिफिकेशन की आवश्यकता है: निर्धारित करें कि कौन सी वस्तुएं या सेवाएं आवश्यक हैं.
- सप्लायर मूल्यांकन और चयन: कीमत, गुणवत्ता और विश्वसनीयता के आधार पर सर्वश्रेष्ठ विक्रेता चुनें.
- समीक्षा और खरीद: खरीदारी करने से पहले सबसे अनुकूल शर्तों को सुरक्षित करें.
खरीद के चरण
खरीद प्रक्रिया को तीन विशिष्ट चरणों में विभाजित किया जा सकता है: सोर्सिंग, खरीद और भुगतान.
- सोर्सिंग चरण: सोर्सिंग चरण में, कंपनियां अपनी आवश्यकताओं की पहचान करके और खरीद अनुरोध शुरू करके शुरू होती हैं. इस चरण में संभावित सप्लायर्स का आकलन करना, उनकी क्षमताओं का मूल्यांकन करना और मजबूत संबंध बनाना शामिल है जो सहयोग और निरंतर सुधार को बढ़ावा दे सकते हैं. यह स्पष्ट अपेक्षाओं और मानकों को स्थापित करके कुशल खरीद के लिए आधार तैयार करता है. बिज़नेस के संचालन को बढ़ाने या बड़े सप्लायर कॉन्ट्रैक्ट पर बातचीत करने के लिए, सिक्योर्ड बिज़नेस लोन के माध्यम से पर्याप्त फंडिंग प्राप्त करने से लॉन्ग-टर्म खरीद लक्ष्यों को सपोर्ट मिल सकता है. अपना प्री-अप्रूव्ड बिज़नेस लोन ऑफर चेक करें बड़े पैमाने पर खरीद कॉन्ट्रैक्ट या सप्लायर बातचीत के फंडिंग विकल्पों के बारे में जानने के लिए.
- खरीदने का चरण: चुने गए आपूर्तिकर्ताओं के साथ नियम और शर्तों को अंतिम रूप देने के लिए खरीदारी के चरण में जाकर बातचीत की जाती है. इसके बाद खरीद ऑर्डर बनाए जाते हैं, जो आवश्यक वस्तुओं या सेवाओं को निर्दिष्ट करते हैं, और डिलीवरी की जांच रसीद पर की जाती है ताकि वे गुणवत्ता मानकों को पूरा कर सकें और ऑर्डर विवरण से मेल खा सकें.
- भुगतान चरण: भुगतान चरण में, भुगतान किए जाने वाले अकाउंट, सटीकता को सत्यापित करने के लिए खरीद ऑर्डर, बिल और रसीद के बीच तीन तरीके से मैच करते हैं. बिल अप्रूव होने के बाद, भुगतान तुरंत प्रोसेस किए जाते हैं, और ऑडिट के उद्देश्यों और फाइनेंशियल पारदर्शिता के लिए सभी ट्रांज़ैक्शन के सावधानीपूर्वक रिकॉर्ड बनाए रखे जाते हैं.
प्रत्येक चरण खरीद के निर्बाध संचालन के लिए अभिन्न है, गुणवत्ता और राजकोषीय जिम्मेदारी को बनाए रखते हुए सामान और सेवाओं का समय पर अधिग्रहण सुनिश्चित करता है.
खरीद के तीन घटक
खरीद में तीन महत्वपूर्ण घटक शामिल होते हैं: लोग, प्रोसेस और पेपरवर्क.
- लोक: खरीद विशेषज्ञ, देय अकाउंट और सामान/सेवाओं का अनुरोध करने वाली बिज़नेस यूनिट सहित व्यक्ति, प्रत्येक खरीद का चरण चलाते हैं. स्टेकहोल्डर की भागीदारी खरीद मूल्य के आधार पर अलग-अलग होती है, जिसमें अधिक वैल्यू वाले एक्विजिशन के लिए अधिक इनपुट की आवश्यकता होती है.
- प्रक्रिया: लागत नियंत्रण और समय पर सप्लाई डिलीवरी के लिए एक सुव्यवस्थित प्रोसेस महत्वपूर्ण है. स्पष्ट प्रक्रियाएं सटीकता और दक्षता को बढ़ाती हैं, जो सुनिश्चित करती हैं कि कार्यों को शिड्यूल पर पूरा किया जाए. असंघटित प्रक्रियाओं से अधिक भुगतान या विलंबित भुगतान, फाइनेंशियल हेल्थ और सप्लायर संबंधों को प्रभावित करने जैसी एरर होती हैं.
- पेपरवर्क: हर खरीद चरण में कॉम्प्रिहेंसिव डॉक्यूमेंटेशन आवश्यक है. रिकॉर्ड भुगतान की शर्तों और सप्लायर परफॉर्मेंस पर महत्वपूर्ण डेटा बनाए रखते हैं. वे स्टाफिंग परिवर्तनों के बीच निरंतरता को सुरक्षित रखने के लिए ऑडिट ट्रेल और विवाद समाधान का समर्थन करते हैं.
7 प्रोक्योरमेंट के सामान्य सिद्धांत
सार्वजनिक-क्षेत्र और निजी-सेक्टर संगठनों दोनों में, वस्तुओं और सेवाओं को प्राप्त करने के लिए खरीद एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया है. लेकिन, सार्वजनिक क्षेत्र में, कुछ विशिष्ट सिद्धांत हैं जो मार्गदर्शन करते हैं कि खरीद कैसे की जानी चाहिए. ये सिद्धांत पब्लिक फंड के उपयोग के कारण पारदर्शिता, निष्पक्षता और जवाबदेही को सुनिश्चित करते हैं.
यहां खरीद के सात सामान्य सिद्धांत दिए गए हैं:
- उचितता: सभी सप्लायर और व्यक्तियों को खरीद प्रक्रिया में बराबर माना जाना चाहिए. निर्णय संगठन की आवश्यकताओं के अनुरूप वस्तुनिष्ठ शर्तों पर आधारित होने चाहिए. सार्वजनिक खरीद में भाग लेने वाले छोटे विक्रेताओं या स्टार्टअप्स के लिए, माइक्रो लोन तक पहुंच उन्हें शुरुआती आपूर्ति या अनुपालन लागत को पूरा करने में मदद कर सकती है.
- इंटीग्रिटी: खरीद में शामिल लोगों को ईमानदारी के उच्च मानकों को बनाए रखना चाहिए. इसमें सभी लेन-देन में ईमानदार, जिम्मेदार और विश्वसनीय होना शामिल है. फंड का उपयोग उनके उद्देश्य और जनता के सर्वश्रेष्ठ हित के लिए किया जाना चाहिए.
- प्रभावीता: देरी और प्रशासनिक लागतों को कम करने के लिए खरीद प्रक्रियाएं कुशल होनी चाहिए. इन प्रक्रियाओं को सुव्यवस्थित करने से खरीद गतिविधियों के लाभों को अधिकतम करने में मदद मिलती है.
- पैसे की वैल्यू: संगठनों को सार्वजनिक फंड कुशलतापूर्वक खर्च करना होगा. इसमें क्वालिटी और टिकाऊपन जैसे कारकों पर विचार करते हुए लागत और लाभों का विश्लेषण करना शामिल है. लक्ष्य केवल सबसे कम लागत पर ही नहीं, सर्वश्रेष्ठ समग्र वैल्यू प्राप्त करना है.
- पारदर्शिता: खरीद निर्णय से संबंधित जानकारी सार्वजनिक और सप्लायरों के लिए उपलब्ध होनी चाहिए. यह पारदर्शिता विश्वास को बढ़ावा देती है और स्टेकहोल्डर्स को यह समझने की अनुमति देती है कि पब्लिक फंड का उपयोग कैसे किया जा रहा है.
- जवाबदारी: खरीद निर्णयों के लिए जिम्मेदार व्यक्ति अपने कार्यों के लिए जवाबदेह होते हैं. उन्हें खरीद गतिविधियों की सटीक रिपोर्ट करनी चाहिए और जांच के लिए खुला होना चाहिए. यह सुनिश्चित करता है कि निर्णय जिम्मेदारी से और स्थापित दिशानिर्देशों के अनुसार किए जाते हैं.
- प्रतिस्पर्धा: जब भी संभव हो, तब संगठनों को सप्लायरों के बीच प्रतिस्पर्धा को प्रोत्साहित करना चाहिए. यह प्रतिस्पर्धी कीमत और गुणवत्ता सुनिश्चित करने में मदद करता है. अपवाद लागू हो सकते हैं, जैसे कि केवल एक सप्लायर एक विशिष्ट प्रोडक्ट प्रदान कर सकता है.
ये सिद्धांत यह सुनिश्चित करने के लिए नैतिक दिशानिर्देशों के रूप में कार्य करते हैं कि सार्वजनिक खरीद प्रक्रियाएं निष्पक्ष, पारदर्शी और कुशलता से, अंततः जनता के सर्वोत्तम हितों की सेवाएं प्रदान की जाए.
बिज़नेस में खरीद महत्वपूर्ण क्यों है?
बिज़नेस में खरीद महत्वपूर्ण है क्योंकि यह सीधे कंपनी की बॉटम लाइन को प्रभावित करता है. अच्छी खरीद प्रथाएं खरीद लागत को कम करती हैं, उच्च गुणवत्ता सुनिश्चित करती हैं, और सामान और सेवाओं की समय पर डिलीवरी की अनुमति देती हैं, जो ऑपरेशनल दक्षता में महत्वपूर्ण सुधार कर सकती हैं और लाभ मार्जिन बढ़ा सकती हैं.
खरीद की क्षमता को अधिकतम करें: बिज़नेस लोन के साथ वृद्धि को अनलॉक करें
बिज़नेस लोन की सुविधा के साथ अपनी खरीद रणनीतियों को बढ़ाएं. ऐसी फाइनेंशियल सहायता से आप एडवांस खरीद टेक्नोलॉजी और थोक खरीद में निवेश कर सकते हैं, जिससे लागत कम हो सकती है और सप्लाई चेन दक्षता में सुधार हो सकता है, अंततः बिज़नेस ग्रोथ को बढ़ावा मिलता है. अप्लाई करने से पहले, अपनी फाइनेंशियल प्लानिंग के साथ किफायती और मेल खाने को सुनिश्चित करने के लिए लागू बिज़नेस लोन की ब्याज दर का मूल्यांकन करना आवश्यक है.
निष्कर्ष
प्रतिस्पर्धी लाभ और परिचालन दक्षता बनाए रखने की इच्छा रखने वाले किसी भी बिज़नेस के लिए प्रभावी खरीद आवश्यक है. खरीद प्रक्रियाओं को बढ़ाने के लिए बिज़नेस लोन जैसे टूल का उपयोग करने और खरीद के विभिन्न पहलुओं को समझकर, कंपनियां आज के गतिशील बाजार वातावरण में पर्याप्त वृद्धि और दीर्घकालिक सफलता प्राप्त कर सकती हैं.