देय अकाउंट के प्रमुख घटक
देय अकाउंट को हमेशा आपके ERP सिस्टम में ही नहीं कहा जा सकता है. इसमें अलग-अलग नाम हो सकते हैं. देय अकाउंट के कुछ सामान्य भाग इस प्रकार हैं:
वेंडर बिल: ये बिल आपके सप्लायर आपके प्रोडक्ट बनाने और बेचने में इस्तेमाल की जाने वाली वस्तुओं या सेवाओं के लिए आपकी कंपनी को भेजे जाते हैं.
उपयोगिता: बिज़नेस चलाने में बिजली, पानी, फोन और इंटरनेट जैसे कई खर्च शामिल होते हैं. ये बिल नियमित रूप से आते हैं और देय अकाउंट का हिस्सा होते हैं.
कर्मचारी रीइम्बर्समेंट: कभी-कभी कर्मचारी अपने बिज़नेस खर्चों के लिए अपना पैसा खर्च करते हैं और उन्हें वापस भुगतान करना होता है. ये पुनर्भुगतान देय अकाउंट में शामिल हैं.
देय अक्रूअल और बिल: कुछ खर्च, जैसे वेतन, ब्याज, टैक्स या अन्य लागत, हो सकते हैं लेकिन अभी तक उनका भुगतान नहीं किया जा सकता है. इन्हें देय अकाउंट में भी रिकॉर्ड किया जाना चाहिए.
देय अकाउंट क्या करते हैं?
भुगतान योग्य (ap) किसी भी बिज़नेस का एक महत्वपूर्ण विभाग है, जो कंपनी की शॉर्ट-टर्म देयताओं को मैनेज करने और रिकॉर्ड करने के लिए जिम्मेदार है. तो, वास्तव में कौन-कौन से अकाउंट्स देय हैं? यह प्राप्त माल या सेवाओं के लिए आपूर्तिकर्ताओं को देय राशि को निर्दिष्ट करता है, लेकिन अभी तक भुगतान नहीं किया जाता है, जिन्हें कंपनी के सामान्य खाते पर अल्पकालिक दायित्व के रूप में रिकॉर्ड किया जाता है. सही मैनेजमेंट से संतुलित कैपिटल स्ट्रक्चर सुनिश्चित होता है .
देय अकाउंट का अर्थ केवल कंपनी की बकाया राशि को ट्रैक करने के अलावा होता है. इसमें यह सुनिश्चित करना शामिल है कि सभी वेंडर बिल का समय पर भुगतान किया जाता है, सप्लायर संबंधों को मैनेज करना और फाइनेंशियल सटीकता बनाए रखना. बड़ी कंपनियों में, भुगतान योग्य अकाउंट आमतौर पर अकाउंट रिसीवेबल से एक अलग विभाग होता है. लेकिन, छोटे बिज़नेस अक्सर इन कार्यों को एक में जोड़ते हैं.
स्पष्टता के लिए, आइए कुछ अकाउंट के देय उदाहरण देखें. सामान्य उदाहरणों में यूटिलिटी, ऑफिस सप्लाई या इन्वेंटरी खरीद के बिल शामिल हैं. ये दैनिक ट्रांज़ैक्शन हैं जिन्हें कंपनी को निर्धारित शर्तों के भीतर ट्रैक करने और सेटल करने की आवश्यकता होती है.
संक्षेप में, देय अकाउंट प्रोसेस केवल बिल का भुगतान करने के बारे में नहीं है - यह कंपनी के कैश फ्लो को मैनेज करने और आसान बिज़नेस ऑपरेशन को सुनिश्चित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है.
क्या अकाउंट बिज़नेस के खर्च के लिए भुगतान किया जा सकता है?
हां, देय अकाउंट को बिज़नेस खर्च माना जाता है. वे क्रेडिट पर प्राप्त माल या सेवाओं के लिए आपूर्तिकर्ताओं को देय राशि का प्रतिनिधित्व करते हैं. देय अकाउंट शॉर्ट-टर्म देयताओं को दर्शाते हैं, लेकिन बिज़नेस ऑपरेशन को बनाए रखने के लिए वे आवश्यक हैं. देय अकाउंट का समय पर भुगतान करने से आपूर्तिकर्ताओं के साथ सुचारू संबंध सुनिश्चित होते हैं और आवश्यक वस्तुओं और सेवाओं का निरंतर एक्सेस प्राप्त.
बिज़नेस लोन बकाया बिल सेटल करने के लिए तुरंत फंड प्रदान करके देय अकाउंट को मैनेज करने में मदद कर सकते हैं. यह सुनिश्चित करता है कि आपूर्तिकर्ताओं का समय पर भुगतान किया जाए, विलंबित भुगतान दंड से बचें और विश्वास बनाए रखें. इसके अलावा, लोन कैश फ्लो को मैनेज करने में सुविधा प्रदान करते हैं, जिससे बिज़नेस प्राप्तियों की प्रतीक्षा करते समय खर्चों को कवर कर सकते हैं. बिज़नेस लोन द्वारा समय पर भुगतान की सुविधा के साथ, कंपनियां अपने फाइनेंशियल दायित्वों को बनाए रख सकती हैं और मार्केट में अपनी प्रतिष्ठा को मजबूत कर सकती हैं.
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देय खातों के उदाहरण
देय अकाउंट के कुछ उदाहरण यहां दिए गए हैं:
सप्लायर इनवॉइस: प्रदान किए गए सामान या सेवाओं के लिए सप्लायर से प्राप्त बिल.
उपयोगी बिल: बिजली, पानी या गैस जैसी सेवाओं के लिए यूटिलिटी कंपनियों के बिल.
किराए का भुगतान: ऑफिस स्पेस या सुविधाओं के लिए मासिक किराए का भुगतान.
लोन भुगतान: बिज़नेस ऑपरेशन को फाइनेंस करने के लिए लिए लिए गए लोन पर देय किश्तों.
इन्वेंटरी खरीद: सप्लायर से इन्वेंटरी खरीद के लिए देय भुगतान.
प्रोफेशनल फीस: प्रोफेशनल सेवाएं के लिए वकीलों, अकाउंटेंट या कंसल्टेंट की फीस.
ऑफिस सप्लाई: क्रेडिट पर खरीदे गए ऑफिस सप्लाई के बिल.
अच्छे सप्लायर संबंध बनाए रखने और समय पर भुगतान सुनिश्चित करने के लिए देय अकाउंट को सटीक रूप से ट्रैक करना और मैनेज करना आवश्यक है.
देय अकाउंट बनाम प्राप्त होने वाले अकाउंट
पहलू
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देय अकाउंट (AP)
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अकाउंट रिसीवेबल (AR)
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अकाउंट का प्रकार
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बैलेंस शीट पर मौजूदा देयता, जिसमें कंपनी को शॉर्ट टर्म में देय राशि दिखाती है.
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बैलेंस शीट पर एक वर्तमान एसेट, जिसमें दिखाया गया है कि कंपनी का बकाया है.
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कैश फ्लो की दिशा
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भविष्य में कंपनी से बाहर निकलने वाला पैसा.
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भविष्य में कंपनी में पैसे आने वाले हैं.
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परिप्रेक्ष्य
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खरीदार का दृष्टिकोण - सप्लायर्स को भुगतान करने की कंपनी को ट्रैक करना चाहिए.
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विक्रेता का दृष्टिकोण - ग्राहकों से मिलने वाले भुगतान को ट्रैक करना.
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इनवोइसिंग
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AP टीम को सप्लायर्स से बिल प्राप्त होते हैं जिन्हें भुगतान करने की आवश्यकता होती है.
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AR टीम भुगतान के लिए ग्राहकों को बिल भेजती है.
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मैनेजमेंट फोकस
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अच्छे संबंध बनाए रखने और जुर्माने से बचने के लिए सप्लायर को समय पर भुगतान करना.
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कैश फ्लो बनाए रखने और बकाया कर्ज़ को कम करने के लिए तुरंत भुगतान प्राप्त करना.
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संबंधित फाइनेंशियल मेट्रिक्स
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देय दिन बकाया (DPO): सप्लायर्स को भुगतान करने के लिए औसत दिन लिए जाते हैं.
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डेज़ सेल्स बकाया (DSO): ग्राहकों से प्राप्त करने के लिए औसत दिन लिए जाते हैं.
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देय अकाउंट बनाम देय ट्रेड
देय अकाउंट्स
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देय ट्रेड
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क्रेडिट पर खरीदे गए माल या सेवाओं के लिए आपूर्तिकर्ताओं को देय सभी राशियों को दर्शाता है.
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क्रेडिट पर खरीदे गए माल या सेवाओं के लिए ट्रेड क्रेडिटर को केवल राशि शामिल है.
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बैलेंस शीट में लायबिलिटी के रूप में रिकॉर्ड किया गया.
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बैलेंस शीट में देयता के रूप में भी रिकॉर्ड किया गया है.
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टैक्स और यूटिलिटी जैसी नॉन-ट्रेड देयताओं सहित विभिन्न प्रकार की देयताओं को शामिल करता है.
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विशेष रूप से व्यापार लेनदारों से संबंधित देय राशि को संदर्भित करता है.
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भुगतान योग्य विभाग द्वारा प्रबंधित.
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खरीद या खरीद विभाग द्वारा प्रबंधित.
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विभिन्न आपूर्तिकर्ताओं के बिल, बिल और अन्य डॉक्यूमेंट शामिल हैं.
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ट्रेड क्रेडिटर से बिल और बिल तक सीमित.
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देय अकाउंट और ट्रेड, दोनों ही सप्लायर्स के लिए देय राशि को दर्शाते हैं, लेकिन देय ट्रेड, विशेष रूप से ट्रेड क्रेडिटर से संबंधित दायित्वों को दर्शाता है, जबकि देय अकाउंट में देनदारियों की विस्तृत रेंज शामिल हो सकती है.
देय अकाउंट में प्रोक्योर-टू-पे (P2P) प्रोसेस
P2P प्रोसेस, या प्रोक्योर-टू-पे प्रोसेस, कुल देय अकाउंट साइकिल का हिस्सा है. यह कुछ खरीदने का निर्णय लेने से लेकर इसके लिए भुगतान करने तक सब कुछ कवर करता है. यह कैसे काम करता है, जानें:
कंपनी यह तय करती है कि इसके लिए कौन से प्रोडक्ट की आवश्यकता होती है और अप्रूवल मिलता है.
यह सप्लायर की तलाश करता है और कुछ लोगों को ध्यान में रखने के लिए चुनता है.
यह अपनी ज़रूरतों के अनुसार सबसे अच्छी कीमत वाले कोटेशन मांगेगा और सप्लायर को चुनता है.
कंपनी कीमतें, क्रेडिट शर्तों, डिस्काउंट, डिलीवरी और शिपिंग लागत पर बातचीत करती है.
यह खरीद ऑर्डर बनाता है और उन्हें चुने गए सप्लायर्स को भेजता है.
सप्लायर ऑर्डर की पुष्टि करता है और शर्तों से सहमत होता है.
सप्लायर माल भेजता है और कंपनी को सूचित करता है.
कंपनी को माल प्राप्त होता है और चेक करता है ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि वे सही क्वॉलिटी और मात्रा में हैं. फिर यह अप्रूवल के लिए बिल भेजता है.
अप्रूव होने के बाद, कंपनी भुगतान प्रोसेस करती है, सप्लायर को बताती है और भुगतान किए गए MarQ को दर्शाती है.
देय अकाउंट कैसे रिकॉर्ड करें?
देय रिकॉर्डिंग अकाउंट में सप्लायर्स या वेंडर को प्राप्त माल या सेवाओं के लिए देय राशि का डॉक्यूमेंट करना शामिल है, लेकिन अभी तक भुगतान नहीं किया गया. देय अकाउंट को सटीक रूप से रिकॉर्ड करने के लिए चरण-दर-चरण गाइड यहां दी गई है:
इनवॉइस प्राप्त करें: क्रेडिट पर की गई खरीदारी के लिए सप्लायर से प्राप्त सभी बिल प्राप्त करें.
इनवॉइस रिव्यू करें: सटीकता के लिए प्रत्येक बिल चेक करें, यह सुनिश्चित करें कि यह प्राप्त सामान या सेवाओं और सहमत कीमतों से मेल खाता है.
देय अकाउंट लेजर में बिल दर्ज करें: देय अकाउंट लेजर में प्रत्येक बिल को रिकॉर्ड करें, जिसमें सप्लायर का नाम, बिल नंबर, बिल की तारीख, देय राशि और भुगतान की शर्तों का विवरण होता है.
जनरल लेजर कोड असाइन करें: खर्च की प्रकृति के आधार पर प्रत्येक इनवॉइस में उपयुक्त जनरल लेजर कोड आवंटित करें.
समान अकाउंटिंग: अगर एक्रुअल अकाउंटिंग का उपयोग करते हैं, तो बैलेंस शीट पर देय अकाउंट को देयता के रूप में पहचानें, जिसमें आपूर्तिकर्ताओं की देय राशि दर्शाई जाती है.
भुगतान अप्रूवल: कंपनी पॉलिसी और प्रक्रियाओं के अनुसार बिल के भुगतान के लिए आवश्यक अप्रूवल प्राप्त करें.
भुगतान प्रोसेसिंग: जब भुगतान करने के लिए तैयार हो, तो सप्लायर को इलेक्ट्रॉनिक ट्रांसफर जारी करें या शुरू करें, उसके अनुसार देय खाता अपडेट करें.
रिकंसिलिएशन: सटीकता सुनिश्चित करने और किसी भी विसंगति की पहचान करने के लिए सप्लायर स्टेटमेंट के साथ देय अकाउंट को नियमित रूप से मिलाएं.
इन चरणों का पालन करके, बिज़नेस अपने देय अकाउंट को प्रभावी रूप से मैनेज कर सकते हैं, सकारात्मक सप्लायर संबंध बनाए रख सकते हैं और बकाया बिल का समय पर भुगतान सुनिश्चित कर सकते हैं.
देय खातों की प्रक्रिया में चुनौतियां
देय अकाउंट में प्रोक्योर-टू-पे (P2P) प्रोसेस कुल देय अकाउंट साइकिल का एक अभिन्न हिस्सा है. P2P साइकिल के नाम से भी जाना जाता है, यह वस्तुओं या सेवाओं को खरीदने से लेकर भुगतान पूरा करने तक की यात्रा को कवर करता है. इस प्रोसेस का एक सुव्यवस्थित ओवरव्यू दिया गया है:
कंपनी अपने लिए आवश्यक प्रोडक्ट या सेवाएं की पहचान करती है और इंटरनल अप्रूवल प्राप्त करती है.
यह विक्रेताओं या आपूर्तिकर्ताओं की खोज शुरू करता है और कुछ विकल्पों को शॉर्टलिस्ट करता है.
कोटेशन प्राप्त करने के बाद, कंपनी वेंडर को चुनती है जो अपनी आवश्यकताओं को पूरा करती है.
कीमत, क्रेडिट पॉलिसी, डिस्काउंट, डिलीवरी शिड्यूल और फ्रेट शुल्क जैसी शर्तों पर बातचीत की जाती है.
खरीद ऑर्डर (PO) बनाया जाता है और चुने गए सप्लायर को भेजा जाता है.
सप्लायर ऑर्डर की पुष्टि करता है, निर्धारित नियम और शर्तों से सहमत है.
माल भेजने के बाद, सप्लायर कंपनी को सूचित करता है.
कंपनी गुणवत्ता और मात्रा के लिए प्राप्त माल का निरीक्षण करती है, और बिल अप्रूवल के लिए भेजा जाता है.
अप्रूवल के बाद, भुगतान प्रोसेस किया जाता है, और वेंडर को सूचित किया जाता है. इसके बाद भुगतान को पूरा चिह्नित किया जाता है.
यह पूरी प्रोसेस कुशल खरीदारी और भुगतान प्रक्रियाओं को सुनिश्चित करती है, वेंडर के साथ आसानी से संबंध बनाए रखती है और फाइनेंशियल ऑपरेशन को बनाए रखती है.
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