इन्वेंटरी मैनेजमेंट सिस्टम- सभी आवश्यक जानकारी

इन्वेंटरी मैनेजमेंट आपके बिज़नेस में एक महत्वपूर्ण काम है. सक्षम मैनेजमेंट की कमी से मैन्युफैक्चरिंग यूनिट में प्रोडक्शन बंद हो सकता है और ट्रेडिंग कंपनी में बिक्री कम हो सकती है. इसलिए, अपने बिज़नेस को स्थिर विकास प्राप्त करने के लिए इन्वेंटरी और इन्वेंटरी मैनेजमेंट और फाइनेंस की बारीक जानकारी पर एक नज़र डालें.

इन्वेंटरी क्या है

इन्वेंटरी एक अकाउंटिंग शब्द है जिसमें वस्तुओं और प्रॉपर्टी या इमारतों जैसे निष्क्रिय स्टॉक शामिल होते हैं, जिनमें आर्थिक मूल्य होता है. इन वस्तुओं को अलग-अलग रूपों में रखा जा सकता है जैसे वर्क-इन-प्रोग्रेस, तैयार माल या कच्चे माल. अनुमानित उद्देश्यों के लिए रखे गए किसी भी स्टॉक भी इन्वेंटरी का हिस्सा होते हैं.

इन्वेंटरी या स्टॉक के प्रकार

इन्वेंटरी के प्रकारों पर गहराई से नज़र डालें.

• कच्चे माल: यह ऐसी सामग्री का स्टॉक है जिसे एक मैन्युफैक्चरिंग कंपनी के पास रखा जाता है, जिसका उपयोग मैन्युफैक्चरिंग प्रोसेस में किया जाता है. आपकी मैन्युफैक्चरिंग यूनिट में जाने वाली किसी भी सामग्री को इस प्रकार की इन्वेंटरी में शामिल किया जाता है.
• वर्क-इन-प्रोग्रेस इन्वेंटरी: इसमें ऐसे स्टॉक शामिल हैं जिन्हें आंशिक रूप से प्रोडक्शन प्रोसेस में बदला जाता है, लेकिन अभी तक मैन्युफैक्चरिंग कंपनी में अधिकतम वैल्यू प्राप्त करने में पूरी तरह से बदला नहीं गया है.
  वर्क-इन-प्रोग्रेस इन्वेंटरी आमतौर पर निर्माण के विभिन्न चरणों में होती है, जिसमें आगे की प्रोसेसिंग की प्रतीक्षा की जाती है.
• तैयार माल की इन्वेंटरी: ये ऐसे माल हैं जो पूरी मैन्युफैक्चरिंग प्रोसेस से गुजर रहे हैं; लेकिन, अभी तक इन प्रोडक्ट को बेचा नहीं गया है. इस इन्वेंटरी में उन सामान शामिल हैं जो डीलरों के लिए परिवहन में हैं.
• पैकिंग मटीरियल: विभिन्न प्रकार की इन्वेंटरी में से, पैकिंग मटीरियल मैन्युफैक्चरिंग या वेयरहाउसिंग यूनिट में प्रोडक्ट के लिए पैकेजिंग आवश्यकताओं को पूरा करता है. क्योंकि पैकेजिंग प्राथमिक और द्वितीयक दोनों हो सकती है, इसलिए इन्वेंटरी भी उसी के अनुसार बनाए रखी जाती है. प्राइमरी पैकेजिंग प्रोडक्ट को इस्तेमाल कर सकती है, जबकि सेकंडरी पैकेजिंग इसे ट्रांसपोर्ट करने योग्य बनाती है.
• MRO गुड्स इन्वेंटरी: मेंटेनेंस, रिपेयर और ऑपरेटिंग सप्लाई (MRO) उन चीजों को सपोर्ट कर रहे हैं जो उद्यम के सुचारू उत्पादन, निर्माण और संचालन के प्रवाह में मदद करते हैं. कंज्यूमेबल के नाम से भी जाना जाता है, MRO गुड्स प्रोडक्शन प्रोसेस में इस्तेमाल की जाने वाली मशीनरी की पूरी मेंटेनेंस और रिपेयर करने में मदद करते हैं. MRO गुड्स की इन्वेंटरी में नट और Boult, बेयरिंग, लुब्रिकेटिंग ऑयल, ऑफिस सप्लाई आदि शामिल हो सकते हैं.

इन्वेंटरी मैनेजमेंट सिस्टम का उचित उपयोग यह सुनिश्चित करता है कि सफल सपोर्ट फंक्शन के लिए MRO इन्वेंटरी हर समय स्टॉक की जाए

फंक्शन के अनुसार इन्वेंटरी के प्रकार

अपनी इन्वेंटरी को अपनी उपयोगिता के अनुसार खरीदने का एक और तरीका यहां दिया गया है.

• इन्वेंटरी दर्ज करें: मैन्युफैक्चरिंग यूनिट में, इसमें उत्पादन प्रक्रिया में आवश्यक कच्चा माल और फ्यूल, स्टेशनरी, मेंटेनेंस और मशीनरी और पैकिंग सामग्री जैसे कंज़्यूमेबल शामिल हैं.
• प्रोसेस इन्वेंटरी: सभी सामग्री की प्रक्रिया में रखी जाती है, जिसमें स्टोर फ्लोर पर सेमी-फिनिश प्रोडक्ट, क्वॉलिटी कंट्रोल पर और पैकिंग के माध्यम से प्रोसेस इन्वेंटरी का हिस्सा शामिल है. इसे अस्वीकार करना और उत्पादन के बर्बादी और स्क्रैप को भी प्रोसेस इन्वेंटरी में शामिल किया जाता है.
• आउटपुट इन्वेंटरी: फैक्टरी फ्लोर या डिस्ट्रीब्यूशन सेंटर पर सभी तैयार माल इस प्रकार में शामिल किए जाते हैं. यहां तक कि ट्रांसजिट में माल, सेल्स रिटर्न और रिपेयर किए गए स्टॉक और सेल्स प्रमोशन के सैंपल भी आउटपुट इन्वेंटरी में शामिल किए जाते हैं.

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स्टॉक की सही मात्रा की गणना कैसे करें और बनाए रखें

अब जब आपके पास यह स्पष्ट जानकारी है कि किस प्रकार की इन्वेंटरी है, तो आपको स्टॉक की सही मात्रा में इन्वेंटरी की गणना करना आवश्यक है. लेकिन, गणना को समझने से पहले, आपको सही मात्रा में इन्वेंटरी बनाए रखने के महत्व को समझना होगा. अगर आप बहुत कम स्टॉक करते हैं, तो आप ऑर्डर पूरा नहीं कर पाएंगे. अगर आप बहुत अधिक इन्वेंटरी स्टॉक करते हैं, तो यह आपके पर फाइनेंशियल बोझ बन जाएगा और आपकी कार्यशील पूंजी को कम कर देगा.

इसलिए, इन्वेंटरी के लिए भविष्य के ऑर्डर देते समय पिछले महीनों की बिक्री को बेंचमार्क के रूप में समझना सबसे अच्छा होता है. इसके अलावा, आपको पिछले वर्ष की बिक्री पर विचार करना होगा क्योंकि कुछ वस्तुओं की मांग मौसमी या आगामी त्योहारों से संबंधित हो सकती है. इसलिए, पिछले महीनों के सेल्स डेटा और पिछले वर्षों के सेल्स डेटा का मिश्रण आपको भविष्य के महीनों के लिए स्टॉक की जाने वाली इन्वेंटरी के स्तर की स्पष्ट समझ प्रदान करेगा.

इन्वेंटरी की 'सही कीमत' के बारे में दिक्कतों से कैसे निपटें

जब आप बड़ी मात्रा में इन्वेंटरी खरीदते हैं, तो वेंडर हमेशा बेहतर कीमतें या डिस्काउंट ऑफर करते हैं. लेकिन, क्या 20% अतिरिक्त इन्वेंटरी चुनने के लिए 5% की बचत करना बिज़नेस को बेहतर बनाता है? निर्माता आपको अधिक बेचने के लिए प्रोत्साहित करने के लिए एक इन्सेंटिव के रूप में बड़ी खरीदारी पर डिस्काउंट ऑफर करते हैं, क्योंकि वे उत्पादन में वृद्धि के साथ बचत करने में सक्षम होते हैं. लेकिन, एक ट्रेडर के रूप में आपको अतिरिक्त इन्वेंटरी की लागत का आंकलन करना होगा. आखिरकार, इन्वेंटरी में कैरिंग कॉस्ट भी होती है.

यह लागत बैंक द्वारा अर्जित ब्याज में पैसे रखने के बजाय होल्डिंग स्टॉक से जुड़ी होती है. इकोनॉमिक ऑर्डर क्वांटिटी [EOQ] फॉर्मूला का उपयोग करके आप इन्वेंटरी की यूनिट को जानने में मदद कर सकते हैं जो आपके स्टोरेज और ऑर्डर की लागत को कम करती है.

EOQ की गणना इस प्रकार की जाती है

आपकी निश्चित लागत का दो गुना वर्गमूल प्रति वर्ष यूनिट में X मांग/प्रति यूनिट कैरिंग लागत. उदाहरण के लिए, मान लें कि आपकी फिक्स्ड लागत 100 है, प्रति वर्ष मांग 1000 यूनिट है और प्रति यूनिट कैरिंग कॉस्ट 2 है, तो EOQ 316 यूनिट है.

इसका मतलब यह है कि जब आपकी इन्वेंटरी शून्य हो और आपकी मांग स्थिर रहती है, तो आप सुरक्षित रूप से 316 यूनिट ऑर्डर कर सकते हैं.

आपको इन्वेंटरी के लिए नया ऑर्डर कब देना चाहिए?

लेकिन EOQ आपको अपनी ज़रूरत की इन्वेंटरी निर्धारित करने में मदद करता है, लेकिन आप बस समय पर अपने वेयरहाउस पर पहुंचने के लिए अपना अगला ऑर्डर देना चाहेंगे. आप नए स्टॉक के लिए अतिरिक्त जगह खोजने की परेशानी से बोझ नहीं उठाना चाहते हैं और न ही आप बिज़नेस को खत्म करना चाहते हैं क्योंकि आपके पास इन्वेंटरी नहीं है. अपने री-ऑर्डर पॉइंट की गणना करने के लिए, आपको निम्नलिखित जानकारी होनी चाहिए:

• आपके आइटम को डिस्पैच करने में लगने वाला समय
• पैकेजिंग का समय
• शिपिंग का समय

अब, निम्नलिखित फॉर्मूला का उपयोग करें.
री-ऑर्डर पॉइंट = (लीड टाइम X औसत दैनिक उपयोग/बिक्री) + सेफ्टी स्टॉक

सेफ्टी स्टॉक एक इन्वेंटरी है जिसे आप नए स्टॉक प्राप्त करने में अप्रत्याशित देरी के मामले में आदर्श रूप से होल्ड करेंगे. सेफ्टी स्टॉक नंबर की गणना करने में आपकी मदद करने के लिए यहां एक फॉर्मूला दिया गया है.

सेफ्टी स्टॉक = (अधिकतम दैनिक उपयोग X अधिकतम लीड टाइम {in days}) - (औसत दैनिक उपयोग X दिनों में औसत लीड टाइम).

यह तरीका आपको अत्यधिक स्थितियों और रोजमर्रा के प्रोडक्शन के बीच के अंतर को कवर करने में मदद करेगा, जिससे आपका बिज़नेस वर्षा के दिन के मामले में पर्याप्त इन्वेंटरी के साथ आता है.

यह भी पढ़ें: इन्वेंटरी मैनेजमेंट टूल

इन्वेंटरी मैनेजमेंट में कमी के कारण होने वाली समस्याएं

अंत में, अच्छा इन्वेंटरी मैनेजमेंट आपको पैसे बचाने और अपने कैश फ्लो को बेहतर बनाने में मदद करता है, जबकि मैनेजमेंट की कम लागत होती है. यहां 3 सबसे आम समस्याएं दी गई हैं जिनका सामना आपको तब करना पड़ सकता है जब आपका इन्वेंटरी मैनेजमेंट सही नहीं होता.

• डेड स्टॉक या स्पॉइलेज: जब आपके या आपके मैनेजर की इन्वेंटरी पर कोई नज़र नहीं होती है, तो आपके पास अपने ऐसे स्टॉक हो सकते हैं जिन्हें बेचा नहीं जा सकता है. डेड स्टॉक कहा जाता है, यह स्टॉक ऐसी चीज़ हो सकती है जो अब उपयोग में नहीं है या फैशन से बाहर नहीं है. इसी प्रकार, अगर आपके पास एक निश्चित शेल्फ लाइफ वाली इन्वेंटरी है और इसे मेंटेन नहीं किया जाता है, तो आपको नुकसान होगा.
• स्टोरेज की बढ़ी हुई लागत: आप अपने विशेष स्टॉक के लिए अनुकूल एक बड़ा वेयरहाउस या वेयरहाउस की चेन या स्टोरेज स्पेस का उपयोग कर सकते हैं. अगर आप फास्ट मूविंग इन्वेंटरी पर नज़र नहीं रखते हैं और धीरे-धीरे इन्वेंटरी स्टॉक करते हैं, तो आपको इस स्टोरेज सुविधा के किराए और उपयोगिताओं के लिए आसानी से भुगतान करना होगा.

इसलिए, ध्यान रखें कि इन्वेंटरी मैनेजमेंट कैश फ्लो मैनेजमेंट का हिस्सा है, क्योंकि इन्वेंटरी आपके खर्चों और बिक्री दोनों पर प्रभाव डालती है. इस प्रकार, अच्छा इन्वेंटरी मैनेजमेंट आपके बिज़नेस की आय को उच्च रखने के लिए महत्वपूर्ण है.

अपनी इन्वेंटरी को बेहतर तरीके से कैसे मैनेज करें?

इन्वेंटरी मैनेजमेंट कई चुनौतियां पेश करता है और एक बिज़नेस मालिक के रूप में आपको यह समझना होगा कि इन्वेंटरी वास्तव में पैसे हैं. यह एक निवेश है जिसे आप होल्ड कर रहे हैं जब तक इसका उपयोग उत्पादन के लिए नहीं किया जाता या लाभ पर बेचा नहीं जाता. इन्वेंटरी को कुशलतापूर्वक मैनेज करने की चुनौतियों से निपटने के लिए यहां कुछ मैनेजमेंट तकनीकें दी गई हैं.

• ऐसे ज़िम्मेदार व्यक्ति की पहचान करें जिसे आप अपने बिज़नेस की इन्वेंटरी को ट्रैक करने और रिकॉर्ड को कुशलतापूर्वक बनाए रखने पर निर्भर कर सकते हैं. अगर आपके पास एक बड़ी यूनिट है, तो आप अधिक दक्षता के लिए अपने इन्वेंटरी मैनेजमेंट को थर्ड पार्टी को आउटसोर्स करने का भी विचार कर सकते हैं.
• अपना री-ऑर्डर लेवल निर्धारित करने के लिए पहले दिए गए फॉर्मूला का उपयोग करें ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि आपका कोई उत्पादन समय या बिक्री नहीं खो रहा है. अपनी इन्वेंटरी आवश्यकताओं का सटीक पूर्वानुमान करने से आपको प्रोडक्शन आउटपुट और प्रभावशीलता बनाए रखने में मदद मिलेगी.
• लेकिन हर बिज़नेस के पास ऐसे आइटम होंगे जो उत्पादन के लिए आवश्यक हैं या मुख्य आइटम ट्रेड किए जाते हैं, लेकिन सहायक आइटम भी होंगे जो उत्पादन में छोटी संख्या में आवश्यक होते हैं लेकिन प्रक्रिया में महत्वपूर्ण हैं. यह सुनिश्चित करें कि आप अपनी इन्वेंटरी की प्लानिंग करते समय भी ऐसी आइटम को ट्रैक करते रहें.
• जब आप इन्वेंटरी को लिक्विडेट करते हैं तो एक स्टैंडर्ड सिस्टम का पालन करें. यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप पुरानी इन्वेंटरी जमा न करें और FIFO का उपयोग न करें या पहले अपनी सबसे पुरानी इन्वेंटरी का उपयोग करें.
• समझें कि स्टॉक के रूप में इन्वेंटरी रखने की लागत होती है. फाइनेंस की लागत होती है और आपकी पूंजी भी लॉक होती है. इसके अलावा, इन्वेंटरी से जुड़ी लागत भी हैं, जैसे बीमा, सिक्योरिटी और इन्वेंटरी मैनेज करने वाले लोगों की लागत. इन्वेंटरी होल्ड करने से आपकी लागत बढ़ जाती है. यह सुनिश्चित करते हुए कि आपके वेयरहाउस में इन्वेंटरी नहीं बना रही हो, आपको अपनी इन्वेंटरी खरीदने का समय देना होगा ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि कोई प्रोडक्शन स्टॉप नहीं है.
• नियमित इन्वेंटरी चेक और ऑडिट आपको इन्वेंटरी के स्तर पर नियमित नज़र रखने और किसी भी पुराने स्टॉक की पहचान करने में मदद करेगी, जो भूल गए हैं. इन्वेंटरी ऑडिट में स्पॉट चेक, फिज़िकल इन्वेंटरी की जांच और इन्वेंटरी की ट्रैकिंग साइकिल शामिल होगी.
• नियमित, आकस्मिक और उच्च उपयोगिता वाली इन्वेंटरी के लिए न्यूनतम मात्रा सेट करें और जब वर्तमान इन्वेंटरी री-ऑर्डर पॉइंट तक पहुंचती है तो अलर्ट रहें. आप इस उद्देश्य के लिए इन्वेंटरी मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं.

ये तरीके आपकी इन्वेंटरी को बेहतर तरीके से मैनेज करने में आपकी मदद करेंगे और यह सुनिश्चित करेंगे कि आपके बिज़नेस की बॉटम लाइन में सुधार आए. क्योंकि इन्वेंटरी आपकी बिज़नेस साइकिल का एक प्रमुख घटक है, इसलिए इसे मेंटेन करने के लिए अतिरिक्त फाइनेंस की आवश्यकता पड़ सकती है.

यह भी पढ़ें: धीमी गति और अतिरिक्त इन्वेंटरी को कैश में कैसे बदलें?

अपने बिज़नेस की इन्वेंटरी को कैसे फाइनेंस करें

चाहे इन्वेंटरी मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर खरीदना हो, अपने वेयरहाउस में टीम हो या हेड, या ऑडिट करना हो, आप कार्यशील पूंजी लोन लेकर अपनी सभी ज़रूरतों को फाइनेंस कर सकते हैं. आमतौर पर, SMEs के लिए कार्यशील पूंजी फाइनेंस को 12 महीनों से 60 महीनों तक की अवधि के लिए कोलैटरल-फ्री दिया जाता है.

आप बजाज फिनसर्व से ₹ 80 लाख तक का कार्यशील पूंजी लोन प्राप्त कर सकते हैं और आसान ऑनलाइन एप्लीकेशन, तेज़ अप्रूवल और फंड के तुरंत वितरण और लोन को अधिक किफायती बनाने के लिए मामूली ब्याज का लाभ उठा सकते हैं. लोन की विशेष फ्लेक्सी लोन सुविधा आपकी तेज़ी से चलती कार्यशील पूंजी की ज़रूरतों को मैनेज करने में आपकी मदद करने के लिए पूरी तरह उपयुक्त है. इस सुविधा के साथ, आप अपनी स्वीकृत राशि से अपनी ज़रूरतों के अनुसार उधार ले सकते हैं और केवल ब्याज के रूप में इस्तेमाल की गई राशि का भुगतान कर सकते हैं, जिससे आपको अपने इन्वेंटरी फाइनेंस पर पूरा नियंत्रण और सुविधा मिलती है. इसके अलावा, आप प्री-अप्रूव्ड ऑफर के साथ तुरंत फाइनेंस प्राप्त कर सकते हैं, जिसके साथ आप 1-चरण की जांच के साथ बैंक में पैसे प्राप्त कर सकते हैं. प्रभावी इन्वेंटरी मैनेजमेंट आपके बिज़नेस की सफलता और विकास को बढ़ा सकता है.

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