बहुत से उल्लंघन किसी व्यक्ति को सीधे प्रभावित नहीं करते हैं, लेकिन यह संगठन के हित के लिए हानिकारक है. व्यक्ति डर या उदासीनता से ऐसे उल्लंघनों की रिपोर्ट करने में संकोच करते हैं. व्हिसल ब्लोअर पॉलिसी/विजिल मैकेनिज्म किसी व्यक्ति को पीड़ित होने के डर के बिना उल्लंघन की रिपोर्ट करने के लिए एक तंत्र प्रदान करता है.
जब निदेशक/कर्मचारी ईमानदारी मानदंडों के उल्लंघन को देखते हैं, तो हो सकता है कि वह सीधे व्यथित न हो, लेकिन हो सकता है कि संगठनात्मक हितों से समझौता किया जा रहा है. यह अनैतिक व्यवहार, संदिग्ध या वास्तविक धोखाधड़ी, आचार संहिता का उल्लंघन आदि हो सकता है.
कुछ उदाहरण हैं - रिश्वत लेने वाले व्यक्ति, गोपनीय जानकारी लीक हो रही है, कंपनी के संसाधनों का दुरुपयोग, बिज़नेस एसोसिएट/पार्टनर से दिखाए गए या मांगी जाने वाले पक्ष, वैधानिक आवश्यकताओं का उल्लंघन आदि.
ऐसी घटनाओं की रिपोर्ट करने से पहले, डायरेक्टर/एम्प्लॉई को यह पता लगाना होगा कि वास्तव में कोई उल्लंघन हुआ है और यह एक्ट इस बात पर आधारित नहीं है कि क्या एक सामान्य बिज़नेस निर्णय कहा जा सकता है.
ऐसे सभी मामलों में, निदेशक/कर्मचारी संभावित सीमा तक उपलब्ध विवरण और साक्ष्य के साथ प्रवर्तन समिति के किसी भी सदस्य को शिकायत संबोधित करेंगे. अगर किसी व्यक्ति द्वारा शिकायत प्राप्त की जाती है, तो उसे प्रवर्तन समिति के सदस्य के अलावा, उसे प्रवर्तन समिति को भेज दिया जाएगा.
एक नियम के रूप में, अज्ञात शिकायतों पर विचार नहीं किया जाएगा. शिकायतकर्ता की पहचान सुरक्षित की जाएगी और केवल प्रवर्तन समिति को ही ज्ञात होगी.
अगर आवश्यक हो, तो प्रवर्तन समिति शिकायतकर्ता से मिल सकती है. वे मामले की जांच करने के लिए किसी भी उपयुक्त व्यक्ति या व्यक्तियों के समूह को भी नियुक्त कर सकते हैं, लेकिन यह सुनिश्चित करेंगे कि शिकायतकर्ता की पहचान सुरक्षित है.
व्हिसल ब्लोअर को किसी भी प्रकार के भेदभाव, उत्पीड़न, पीड़ा या किसी अन्य अनुचित रोज़गार प्रथा से सुरक्षित किया जाएगा. प्रवर्तन समिति मामले का निर्णय करेगी और प्रबंध निदेशक/अध्यक्ष को चार सप्ताह के भीतर कार्रवाई की सिफारिश करेगी. अंतिम कार्रवाई प्रबंध निदेशक/अध्यक्ष द्वारा तय की जाएगी.
मामले और किए जाने वाले कार्रवाई का विश्लेषण मूल शिकायतकर्ता को नहीं किया जा सकता है.
सभी मामलों में निदेशक और उचित या असाधारण मामलों में कर्मचारी का लेखापरीक्षा समिति के अध्यक्ष के साथ प्रत्यक्ष एक्सेस होगा.
प्रवर्तन समिति में निम्न शामिल होंगे:
(क) श्री केविन डी'एसए,
(ख) श्री वी राजगोपालन और
(ग) श्री रणजीत गुप्ता
श्री केविन डीएसए प्रवर्तन समिति के अध्यक्ष होंगे.
प्रवर्तन समिति प्रबंध निदेशक/अध्यक्ष को रिपोर्ट करेगी.
प्रवर्तन समिति के किसी भी सदस्य के खिलाफ किसी भी शिकायत को प्रबंध निदेशक/अध्यक्ष को संबोधित किया जाना चाहिए.
