हर बिज़नेसमैन के लिए वेयरहाउस मैनेजमेंट की आवश्यक बातें

आमतौर पर निर्माता, आयातक, थोक विक्रेता और बिज़नेस मालिक अपनी वस्तुओं और प्रोडक्ट को सप्लाई चेन के अगले चरण तक ले जाने से पहले स्टॉक करने के लिए वेयरहाउस (कमर्शियल परिसर) का उपयोग करते हैं. अगर आपका संबंध इस तरह के बिज़नेस से हैं, तो आपको भी एक सुव्यवस्थित और अच्छी तरह से मेंटेन वेयरहाउस की आवश्यकता होगी. लेकिन, अपने प्रोडक्ट को स्टोर करने के लिए एक स्थान निर्धारित कर देना ही पर्याप्त नहीं है. इसके बजाय, एक ऐसा वेयरहाउस होना जो प्रतिदिन सुचारू रूप से और कुशलता से संचालित होता है, आपके बिज़नेस को बढ़ाने में महत्वपूर्ण भूमिका निभा सकता है।. इसलिए, अपने वेयरहाउस को कैसे मैनेज करना है, यह जानना बहुत महत्वपूर्ण है.

वेयरहाउस मैनेजमेंट क्या है?

आपके वेयरहाउस के अंदर सभी चीजों को व्यवस्थित करना और उनकी निगरानी करना वेयरहाउस मैनेजमेंट कहलाता है. इसके तहत, आपको यह भी सुनिश्चित करना होगा कि प्रत्येक ऑपरेशन और कार्य बेहतर तरीके से हो, ताकि आप अपने संसाधनों का सर्वोत्तम उपयोग करते हुए आपने बिज़नेस कुशलतापूर्वक चला सकें. वेयरहाउस मैनेजमेंट की प्रक्रिया में शामिल हैं:

• इन्वेंटरी को क्रमबद्ध तरीके से रखना
• उपकरणों को मेंटेन करना
• वेयरहाउस में आने वाले स्टॉक को ट्रैक करना
• ऑर्डर मैनेज करना, पैकिंग करना और समय पर शिपिंग करना
• वेयरहाउस के संचालन को सुव्यवस्थित करना
• प्रोसेस को ऑटोमेट करने के लिए वेयरहाउस मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर का उपयोग करना
  

दक्षता बनाए रखने के लिए अपने वेयरहाउस को कैसे व्यवस्थित करें

सबसे पहले, अपने वेयरहाउस और इन्वेंटरी को सिस्टमेटिक तरीके से व्यवस्थित करने से आपको एक परिष्कृत और साफ-सुथरे वेयरहाउस की नींव रखने में मदद मिलेगी. इस कार्य को करते समय निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखें.

चरण 1: अपने वेयरहाउस के लिए लेआउट प्लान करें

सुनिश्चित करें कि आपके पास अपनी इन्वेंटरी को स्टोर करने के लिए पर्याप्त जगह है, साथ ही कर्मचारियों के चलने और बिना किसी बाधा के अपने कार्यों को पूरा करने के लिए पर्याप्त जगह हो. अपने वेयरहाउस को अलग-अलग सेगमेंट में विभाजित करें ताकि हर कार्य के लिए पर्याप्त जगह मिल सके. नया स्टॉक रिसीव करने, अनपैक करने, स्टोरेज करने, अप्रचलित इन्वेंटरी को अलग करने और शिपिंग के लिए तैयार माल रखने के लिए अलग-अलग क्षेत्र बनाएं. पहले इन क्षेत्रों को चिह्नित करते हुए अपने वेयरहाउस का लेआउट तैयार करें और फिर इसे लागू करें.

चरण 2: अपने वेयरहाउस के एरिया को लेबल करें

एक बार जब आप कार्य क्षेत्रों को चिह्नित कर लें और प्रत्येक कार्य के लिए अलग-अलग ज़ोन निर्धारित कर लें, तो हर शेल्फ, दीवार, और इन्वेंटरी को मास्टर शीट के अनुसार लेबल करें. अपने वेयरहाउस में बिन, शेल्फ, पंक्तियों , सेक्शन आदि को लेबल करने के लिए अल्फान्यूमेरिक कॉम्बिनेशन का उपयोग करें. इसलिए, उदाहरण के लिए, अगर आप महिलाओं के कपड़ों का निर्माण करते हैं, तो मैक्रो लेवल पर वेस्टर्न वियर सेक्शन को एथनिक वियर सेक्शन से अलग सेगमेंट में रखे और लेबल करें. फिर, प्रत्येक सेक्शन के तहत रैक को साइज़, रंग, डिज़ाइन और कीमत के आधार पर विभाजित करें और प्रत्येक बिन या शेल्फ को उसी अनुसार लेबल करें.

यहां कुछ बातें दी गई हैं जो आपको अपने वेयरहाउस में सामानों की व्यवस्था करते समय याद रखना चाहिए.

• प्रोडक्ट को उनकी सेल्स फ्रिक्वेंसी और कीमत के आधार पर व्यवस्थित करें. इससे आपको यह जानने में मदद मिलेगी कि कौन से प्रोडक्ट जल्दी बिकते है और कौन से नहीं बिकते. साथ ही, इससे आपके लिए अधिक मांग वाले प्रोडक्ट को एक्सेस करना आसान हो जाएगा
• अपने मौजूदा सिस्टम पर नज़र रखें और चेक करें कि क्या यह वाकई आपके लिए प्रभावी है या नहीं. बिज़नेस की दक्षता को बढ़ाने के लिए हर तीन या छह महीने में इसका एक रिव्यू करें. अगर आपके मौजूदा सिस्टम में खामियां है या यह जटिल साबित हो रहा है, तो वेयरहाउस को फिर से व्यवस्थित करें. इसके अलावा, यह सुनिश्चित करने के लिए नियमित स्पॉट चेक करें कि आपके कर्मचारी प्रोटोकॉल का सही से पालन कर रहे हैं
• सीज़नल इन्वेंटरी पर नज़र रखें और यह सुनिश्चित करें कि सीजन समाप्त होने के बाद आपके पास बहुत ज़्यादा स्टॉक न बचा हों. इससे आपकी लागत बढ़ सकती है और आपका राजस्व प्रभावित हो सकता है
• फर्स्ट-इन, फर्स्ट-आउट (FIFO) दृष्टिकोण अपनाएं. इसमें, जो सामान इन्वेंटरी में पहले आता है, वह बाहर भी पहले निकलता है. यह सीजनल और जल्दी खराब होने वाले प्रोडक्ट के लिए बेहद प्रासंगिक है
  

इनकमिंग स्टॉक को कैसे मैनेज करें

सबसे पहले, एक ऐसा सिस्टम तैयार करें जिससे आप यह तय कर सकें कि आपको नए स्टॉक की कब आवश्यकता है और इस स्टॉक को आपके वेयरहाउस तक पहुंचने में कितना समय लगेगा. इस जानकारी के आधार पर, आपको अपने वेयरहाउस में स्टॉक की एंट्री को प्लान और मैनेज करना होगा. इसे कुशलतापूर्वक करने में मदद करने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं.

• अपने वेयरहाउस में एक अलग ज़ोन निर्धारित करें, जहां आप हर बार शिपमेंट पहुंचने पर नई इन्वेंटरी प्राप्त कर सकें
• जैसे ही नया स्टॉक वेयरहाउस में पहुंचे, उसे संभालने के लिए एक टीम को नियुक्त करें
• सामान को अलग-अलग करें ताकि कोई भी आइटम गलत इन्वेंटरी में न जाएं या गलत लेबलिंग न हो
• स्टॉक की पहचान और मार्किंग के लिए प्रासंगिक बारकोड या अन्य टैग लगाएं
• अंत में, अपने कंप्यूटर सिस्टम में अपनी नई इन्वेंटरी के बारे में एंट्री करना न भूलें ताकि आपके पास सटीक स्टॉक विवरण उपलब्ध हो
  

वेयरहाउस फुलफिलमेंट स्ट्रेटेजी

पाथवे निर्धारित करने से आपको वेयरहाउस मैनेजमेंट शुरू करने में मदद मिलेगी, लेकिन जैसे-जैसे आपका बिज़नेस बढ़ेगा, आपको अपने वेयरहाउस को अनुकूलित और सशक्त करने की आवश्यकता होगी ताकि अधिकतम दक्षता सुनिश्चित हो सके. वेयरहाउस मैनेजमेंट फुलफिलमेंट की स्ट्रेटेजी पर एक नज़र डालें, जो आपको आसानी से ऑर्डर पूरा करने में मदद करेगी, और ग्राहकों की संतुष्टि का उच्च लेवल बनाए रखेंगी.

1. एक एडवांस्ड पिकिंग सिस्टम तैयार करें

आप वेयरहाउस पिकिंग सिस्टम को सुव्यवस्थित करके बेहतर स्पीड और अधिक ग्राहक संतुष्टि सुनिश्चित कर सकते हैं. जब आप हर दिन कई ऑर्डर पूरे कर रहे होते हैं, तो आप यह जोखिम नहीं उठा सकते कि वेयरहाउस के कर्मचारी हर प्रोडक्ट को खोजने में समय बर्बाद करें. इसलिए, गति और प्रभावशीलता में सुधार करने के लिए आपको पिकिंग का एक उपयोगी तरीका परिभाषित करना होगा.

• एक ही बैच, पंक्ति या शेल्फ से प्रोडक्ट चुनने के लिए एक पिकर को असाइन करें. इस तरह वह एक बार में सभी प्रोडक्ट पिक कर लेगा
• या, एक पिकर या एक छोटी टीम को केवल एक विशेष ज़ोन से प्रोडक्ट पिक करने के लिए असाइन करें. उदाहरण के लिए, अगर आप गारमेंट मैन्युफैक्चरर हैं, तो आप 2-3 लोगों की एक टीम को लेदर बेल्ट ज़ोन के लिए और दूसरी टीम को Denim ज़ोन के असाइन कर सकते हैं. इस तरह, प्रत्येक टीम अपने-अपने ऑर्डर को बिना दूसरों के काम खत्म करने का इंतजार किए पूरा कर सकती है
  

2. सिस्टमेटिक पैकिंग प्रोसेस का प्लान बनाएं

अपनी इन्वेंटरी में मौजूद आइटम के आधार पर बॉक्स का साइज़ चुनें. आपकी प्रोडक्ट लिस्ट के अनुसार 3 से 5 अलग-अलग बॉक्स रखना अच्छा होता है. हालांकि, पैकेजिंग का बेहतर तरीके से उपयोग करें और इसे अनावश्यक रूप से बढ़ाने से बचें, क्योंकि इससे केवल आपकी इन्वेंटरी की लागत बढ़ती है. साइज़ के अलावा, पैकेजिंग मटीरियल अच्छी क्वॉलिटी का होना चाहिए. ऐसे मटीरियल का चयन करें जो प्रोडक्ट का वज़न सह सके, खराब मौसम को झेल सके, और लोडिंग, अनलोडिंग या ट्रांजिट के दौरान टूटने से बचने के लिए मजबूत और टिकाऊ हो. इससे प्रोडक्ट रिटर्न हो जाने को कम करने में भी मदद मिलेगी.

3. शिपिंग प्रोसेस को समझें

जब प्रोडक्ट शिपिंग के लिए तैयार हों, तो पैकेज का वज़न करें और उस पर सही लेबल प्रिंट करें, जिसमें इनवॉयस और शिपिंग विवरण हो. इसे पैकेज पर चिपकाएं और संबंधित सेल्स चैनल या ऑर्डर मैनेजमेंट सिस्टम पर ऑर्डर को 'शिप्ड' के रूप में मार्क करें. अगर आप सॉफ्टवेयर से लिंक नहीं हैं, तो ग्राहक को शिपिंग कन्फर्मेशन और ट्रैकिंग विवरण मैनुअल रूप से ईमेल करें.

4. विशिष्ट लेवल निर्धारित करें

यह किसी प्रोडक्ट के प्रत्येक प्रकार या वेरिएंट का वह न्यूनतम स्टॉक स्तर है, जो आपके पास होना चाहिए. इसलिए, अगर काले कुर्तों की मांग फूलों वाले प्रिंटेड कुर्तों से अधिक है, तो काले कुर्तों के लिए उच्च विशिष्ट लेवल सेट करें. इससे यह सुनिश्चित होगा कि आपके पास मांग को पूरा करने के लिए पर्याप्त स्टॉक हमेशा मौजूद रहेगा और इससे आपको ऑप्टिमल सप्लाई बनाए रखते हुए इन्वेंटरी लागत को लिमिट में रखने में भी मदद मिलेगी. जब आपको पता होता है कि आपको कितनी इन्वेंटरी की आवश्यकता है, तो आप ओवर-स्टॉकिंग से बच सकते हैं और लागत कम रख सकते हैं. इसी तरह, अपने विशिष्ट लेवल और नई इन्वेंटरी प्राप्त करने में लगने वाले समय के आधार पर, तय करें कि आपको स्टॉक को फिर से भरने के लिए कितनी बार ऑर्डर देना होगा. बेहतर परिणामों के लिए, अगर संभव हो, तो आप इस प्रोसेस को ऑटोमेट भी कर सकते हैं.

वेयरहाउस परफॉर्मेंस की निगरानी

अब जब आपने वेयरहाउस के सभी ऑपरेशन को ऑप्टिमाइज़ करने की दिशा में कदम उठाया है, तो आपको वेयरहाउस की परफॉर्मेंस और कामकाज को भी ट्रैक करना होगा. यहां वे पहलू दिए गए हैं जिन्हें आपको सक्रिय रूप से ट्रैक करना चाहिए.

• नया ऑर्डर प्राप्त होने के बाद आइटम को ढूंढने, उन्हें पैक करने और शिपिंग के लिए तैयार करने में लगने वाले समय को मापकर दक्षता का आकलन करें. साथ ही, कूरियर पार्टनर द्वारा ऑर्डर डिलीवरी में लगने वाले समय को भी मापें ताकि आप यह सुनिश्चित कर सकें कि आप सही सेवा प्रदाता चुन रहे हैं
• ग्राहकों द्वारा प्रोडक्ट को लौटाने की दर की जांच करें. लौटाने के कारणों और फ्रिक्वेंसी का विश्लेषण करें, और फिर वेयरहाउस की उन कमियों की पहचान करें जो इसके लिए जिम्मेदार हैं. इसके बाद, अपने सिस्टम में ऐसे बदलाव करें जो समस्या की जड़ को समाप्त करें. उदाहरण के लिए, अगर गलत आइटम की डिलीवरी होती है, तो पिकिंग की सटीकता का विश्लेषण करने के लिए एक निश्चित समयावधि में कुल ऑर्डर और वापस लौटने की दर के प्रतिशत का मिलान करें
• उन विभिन्न सेगमेंट के लिए अपने वेयरहाउस का ऑर्डर लीड टाइम मापें, जिनमें आप ऑर्डर पूरा करते हैं, जैसे अंतरराष्ट्रीय ऑर्डर, डोमेस्टिक B2B ऑर्डर, ओमनीचैनल ऑर्डर और ई-कॉमर्स ऑर्डर. यहां, याद रखें कि लीड टाइम जितना कम होगा, आपका ऑर्डर फुलफिलमेंट रेशियो उतना ही बेहतर होगा
  

वेयरहाउस मैनेजमेंट सिस्टम

ये ऑप्टिमाइज़ेशन और वेयरहाउस मैनेजमेंट प्रयास माइक्रो लेवल पर सुचारू संचालन का वादा करते हैं. हालांकि, जैसे-जैसे आपके ऑपरेशन का दायरा बढ़ता हैं, उसी लेवल की दक्षता एवं सटीकता बनाए रखने के लिए, आपको वेयरहाउस मैनेजमेंट सिस्टम को लागू करना होगा ताकि कार्यक्षमता को और बेहतर किया जा सके. ये सिस्टम:

1. इन्वेंटरी को व्यवस्थित, डॉक्यूमेंट और ट्रैक करते हैं
2. हर लेवल पर प्रोसेस की सटीकता का परिचय देते हैं
3. दैनिक संचालन में तेज़ी लाते है

मार्केट में कई वेयरहाउस मैनेजमेंट सिस्टम उपलब्ध हैं. इसलिए, अपने बिज़नेस और वेयरहाउस के साइज़ और प्रकृति के आधार पर उपयुक्त सिस्टम का चुनाव करें. आमतौर पर, जितना बड़ा वेयरहाउस और विविधतापूर्ण आपकी इन्वेंटरी होगा, आपको उतने ही अधिक विस्तृत WMS की आवश्यकता होगी.

इसके अलावा, याद रखें कि WMS सॉफ्टवेयर को आपकी आवश्यकताओं के अनुसार कॉन्फिगर किया जा सकता है. उदाहरण के लिए, अगर आप ई-कॉमर्स वेंडर को सेवा प्रदान कर रहे हैं, तो आपको सामान्य रिटेलर्स की तुलना में अलग सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होगी. साथ ही, WMS को उन प्रोडक्ट को ध्यान में रखते हुए भी डिज़ाइन किया जा सकता है जिनसे आप डील करते हैं. उदाहरण के लिए, अगर आपके वेयरहाउस में किराने का सामान है, तो आपको ज्वेलरी इन्वेंटरी को मैनेज करने वाले किसी व्यक्ति की तुलना में अलग सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होगी.

वेयरहाउस मैनेजमेंट सिस्टम के लाभ

• बेहतर व्यवस्था प्रदान करता है क्योंकि सॉफ्टवेयर प्रत्येक SKU के सटीक स्थानों को स्टोर करता है और अगर प्रोडक्ट को ढूंढना की आवश्यकता है तो पिकर के लिए रास्ते का मैप भी दिखा सकता है. - यह सॉफ्टवेयर सीजनल प्रोडक्ट और धीमी गति से बिकने वाले वेरिएंट को ध्यान में रखते हुए इन्वेंटरी के लिए बेहतर जगह का सुझाव भी देता है
• बारकोड सिस्टम, रेडियो-फ्रिक्वेंसी आइडेंटिफिकेशन (RFID) और ऑटोमैटिक आइडेंटिफिकेशन और डेटा कैप्चर (AIDC) के माध्यम से प्रत्येक प्रोडक्ट की पहचान करके ऑपरेशन को ऑप्टिमाइज करता है
• अपने सभी ग्राहक स्टोर, मार्केटप्लेस, शिपिंग पार्टनर और अन्य यूनिट के साथ वेयरहाउस और इन्वेंटरी को इंटिग्रेट करता है
• वेयरहाउस में होने वाले प्रत्येक ऐक्शन के इतिहास को ट्रैक करता है, जिससे स्टाफ की जवाबदेही बढ़ जाती है
• यह सॉफ्टवेयर, ग्राहकों को शिपिंग और ट्रैकिंग विवरण भेजने के ईमेल प्रोसेस के साथ-साथ कम हो रही इन्वेंटरी के लिए ऑर्डर देने के प्रोसेस को भी ऑटोमेट करता है
• यह सॉफ्टवेयर समय पर रिपोर्ट तैयार करता है, जिससे आपको वेयरहाउस परफॉर्मेंस मेट्रिक्स की जानकारी मिलती है. इसके साथ-साथ यह उन क्षेत्रों के बारे में भी सुझाव देता है जिनमें सुधार हो सकता है
  

वेयरहाउस मैनेजमेंट को बेहतर बनाने के लिए IoT का उपयोग करना

वेयरहाउस परफॉर्मेंस में और सुधार सुनिश्चित करने के लिए, आप WMS के साथ इंटरनेट ऑफ थिंग्स (IoT) को इंटीग्रेट कर सकते हैं. IoT डेटा आपकी इन्वेंटरी की रूटिंग को पिक-अप पॉइंट से अंतिम पॉइंट तक मैनेज करने में मदद करेगा. यह इंटीग्रेशन सुनिश्चित करेगा कि आप ग्राहक की मांग के अनुरूप पुल आधारित सप्लाई चेन बनाएं और पुश-आधारित सप्लाई चेन से दूर रहें, जो ग्राहक की मांग से प्रेरित नहीं है. आप IoT डेटा ऐसे सेंसर और डिवाइस या सॉफ्टवेयर से प्राप्त कर सकते हैं, जो यह दर्शाते हैं कि ग्राहक क्या चाहते हैं. जैसे ही आप इसे अपने WMS के साथ इंटिग्रेट करते हैं, आप प्रोडक्ट के मूवमेंट में सुधार कर सकते हैं और अपने बिज़नेस की लॉन्ग-टर्म ग्रोथ का अनुमान लगा सकते हैं.

फाइनेंसिंग वेयरहाउस मैनेजमेंट

चाहे आप नए वेयरहाउस की स्थापना कर रहे हों, प्रोडक्ट और लोगों के मूवमेंट के लिए मार्ग निर्धारित कर रहे हों, या वेयरहाउस मैनेजमेंट सिस्टम शुरू करके कमजोर क्षेत्रों में सुधार कर रहे हों, इस प्रोसेस में पर्याप्त फाइनेंस उपलब्ध होने की भूमिका को कम न आंकें. फिज़िकल और सॉफ्टवेयर इन्फ्रास्ट्रक्चर खरीदने के लिए, आपको लाखों रुपये की आवश्यकता पड़ सकती है. इस खर्च को बाद के लिए टालने के बजाय, एक उपयुक्त लोन लेकर अपने वेयरहाउस मैनेजमेंट के प्रयासों की शुरुआत करें.

बजाज फिनसर्व के बिज़नेस लोन के साथ, आप प्रतिस्पर्धी ब्याज दर पर 24 घंटों के भीतर ₹80 लाख तक का लोन प्राप्त कर सकते हैं. इसके अलावा, यह लोन कोलैटरल-फ्री है और इसकी अवधि भी सुविधाजनक है. अगर आप इसे फ्लेक्सी लोन सुविधा के तहत लेते हैं, तो आप अपनी कुल स्वीकृत लोन राशि से अपनी ज़रूरतों के अनुसार हिस्सों में पैसे निकाल सकते हैं. यहां, ब्याज पूरी स्वीकृत लोन राशि पर न लगकर केवल आपके द्वारा उपयोग की गई राशि पर लगता है. इसके अलावा, आप लोन अवधि के दौरान EMI में केवल ब्याज का भुगतान करने का विकल्प भी चुन सकते हैं, और EMI पर 45% तक की बचत करने के लिए अंत में मूलधन का पुनर्भुगतान कर सकते हैं. आप अपने बिज़नेस लोन पर अपने प्री-अप्रूव्ड ऑफर को जानकर तुरंत वेयरहाउस फाइनेंसिंग का लाभ उठा सकते हैं.

वेयरहाउस मैनेजमेंट की इन जानकारियों का उपयोग करके अपने सेट अप में बदलाव करें , कमियों को दूर करें, परफॉर्मेंस और लाभ को बढ़ाएं.