फ्रंट डेस्क मैनेजर या रिसेप्शनिस्ट आपके क्लीनिक में जाने या फोन/वेबसाइट के माध्यम से आपसे संपर्क करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए संपर्क का पहला बिंदु है. इसलिए, मरीज़ों और फ्रंट ऑफिस स्टाफ के बीच बातचीत की प्रकृति समग्र सेवा अनुभव को आकार देने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाती है.
लेकिन, हेल्थकेयर इंडस्ट्री अपने हाई एट्रिशन रेट के लिए महत्वपूर्ण है. IJCA स्टडी के अनुसार, 2+ वर्षों के अनुभव वाले प्रोफेशनल के लिए, हेल्थकेयर इंडस्ट्री से जुड़े प्रशासनिक कर्मचारियों की रिटेंशन रेट केवल 40% है .
मेडिकल प्रैक्टिशनर के रूप में, आप जानते हैं कि सही फ्रंट ऑफिस मैनेजर को नियुक्त करना और अपने तरीके और संचालन सीखने के लिए उन्हें तैयार करना एक लंबी और समय लेने वाला कार्य है. यही कारण है कि आपके पास अपने कर्मचारियों को आकर्षित करने, ऑन-बोर्डिंग करने और बनाए रखने के लिए एक प्रोफेशनल दृष्टिकोण होना चाहिए.
अपने क्लीनिक के लिए सबसे सक्षम और विश्वसनीय ऑफिस स्टाफ को नियुक्त करने के लिए यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं:
1. विस्तृत और विशिष्ट कार्य विवरण और केपीआई
प्रतिभा अधिग्रहण का पहला चरण एक विशिष्ट और विस्तृत कार्य विवरण लिखना है. यह जानकारी आपको नौकरी की प्रकृति, भुगतान, नौकरी शुल्क आदि का ओवरव्यू प्रदान करने में सक्षम बनाती है. यह विचार केवल किसी भी उम्मीदवार के बजाय योग्य और इच्छुक उम्मीदवारों को आकर्षित करना है. मुख्य परफॉर्मेंस इंडिकेटर (केपीआई) को स्पष्ट रूप से सूचित करें जो आप ट्रैक करेंगे और मापन करेंगे.
2. शैक्षिक पृष्ठभूमि और अनुभव
फ्रंट ऑफिस स्टाफ की वांछित योग्यता और योग्यता हर क्लीनिक में अलग-अलग होती है; लेकिन, बुनियादी आवश्यकताएं एक ही रहती हैं. आप संबंधित अनुभव के साथ डिप्लोमा होल्डर की तलाश कर सकते हैं या पोस्ट के लिए ग्रेजुएट फ्रेशर नियुक्त कर सकते हैं. आप प्रोफेशनल टेलीफोन शिष्टाचार के साथ-साथ स्प्रेडशीट और HIMS (हॉस्पिटल इन्फॉर्मेशन मैनेजमेंट सिस्टम) के ज्ञान जैसे अतिरिक्त कौशल भी खोज सकते हैं.
3. कम्युनिकेशन स्किल
क्योंकि फ्रंट ऑफिस टीम बाहरी हितधारकों के साथ डील करेगी, इसलिए आपको उत्कृष्ट संचार कौशल की तलाश करनी चाहिए. टेस्ट करें कि वे दबाव में कैसे परफॉर्म करते हैं क्योंकि उन्हें रोज़ाना चिंताजनक और तनावपूर्ण रोगियों का सामना करना पड़ सकता है. एक बेहतरीन वेटिंग रूम मैनेजर बनने की उनकी क्षमता और तनावपूर्ण परिस्थितियों को संभालने में उनकी दक्षता की जांच करें.
4. तकनीकी कौशल
दूरस्थ रोगियों के साथ बेहतर संबंध स्थापित करने और रोगियों के पिछले मेडिकल रिकॉर्ड को ट्रैक करने के लिए प्रौद्योगिकी को अपनाने के लिए अब मेडिकल देखभालकर्ता अधिक खुले हैं. चेक करें कि उनके पास HMS और टेलीमेडिसिन किट ऑपरेट करने का अनुभव है या नहीं. हॉस्पिटल मैनेजमेंट सिस्टम अब ₹ 15,000-20,000/यूज़र के लिए व्यापक रूप से उपलब्ध है. आप डॉक्टरों के लिए फ्लेक्सी बिज़नेस लोन के साथ मासिक भुगतान के आधार पर एक का लाभ उठा सकते हैं, जिससे आप ज़रूरत पड़ने पर उधार ले सकते हैं और जब चाहें पुनर्भुगतान कर सकते हैं.
5. मॉक ड्रिल व्यवस्थित करें
सॉफ्ट स्किल के लिए उम्मीदवार को टेस्ट करने का एक तरीका है मॉक ड्रिल की व्यवस्था करना. यह टेस्ट करने के लिए वास्तविक जीवन की स्थितियों का निर्माण करें कि वह रोगी के साथ कैसे सहानुभूति रखता है, जैसा कि बहुत सम्मिलित है या बातचीत नहीं होती है. इस तरह के प्रश्नों को शामिल करें, "एक नाखुश रोगी क्लिनिक के बारे में अपनी असंतोष को व्यक्त कर रहा है. आप स्थिति को कैसे संभालेंगे?”
उन लोगों की तलाश करें जो वास्तव में दिलचस्पी रखते हैं और रोगी की मदद करने में सक्षम हैं. उन उम्मीदवारों को रोकने की कोशिश करें जो असमर्थ हैं या केवल स्थिर आय स्रोत की तलाश कर रहे हैं.
सॉफ्ट स्किल के लिए उम्मीदवार को टेस्ट करने का एक तरीका है मॉक ड्रिल की व्यवस्था करना. यह टेस्ट करने के लिए वास्तविक जीवन की स्थितियों का निर्माण करें कि वह रोगी के साथ कैसे सहानुभूति रखता है, जैसा कि बहुत सम्मिलित है या बातचीत नहीं होती है. इस तरह के प्रश्नों को शामिल करें, "एक नाखुश रोगी क्लिनिक के बारे में अपनी असंतोष को व्यक्त कर रहा है. आप स्थिति को कैसे संभालेंगे?”
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